Datenschutz

1. Verantwortlicher

Tobias Helberg
Waldfriedhofstr. 19
81377 München
Deutschland
E-Mail: cockpit@baukosten-cockpit.de

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Webseite und von Baukosten-Cockpit, zur Erfüllung angeforderter Funktionen, zur Kommunikation, zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht oder Einwilligung erforderlich ist. Dabei gelten insbesondere Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.

Soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung eines Nutzerkontos und der angeforderten Produktfunktionen erforderlich ist, beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsmaßnahmen und der zuverlässige technische Betrieb beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Rechtsgrundlagen, insbesondere gesetzliche Pflichten oder eine Einwilligung, gelten, soweit sie im Einzelfall einschlägig sind.

3. Besuch der Webseite

Beim Aufruf der Webseite können technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und übertragene Datenmenge. Sie dienen der Auslieferung der Webseite, dem technischen Betrieb, der Stabilität, der Fehleranalyse und dem Schutz vor Missbrauch. Es wird keine Tracking- oder Werbeprofil-Funktion beschrieben oder vorausgesetzt.

4. Registrierung und Nutzerkonto

Bei Registrierung und Kontonutzung verarbeiten wir insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse, optional Vor- und Nachname, Anmelde- und Berechtigungsdaten sowie die Zuordnung zu Mandanten und Projekten. Ein temporäres Passwort kann für die Übermittlung der Zugangsdaten erzeugt werden; dauerhaft gespeichert wird ausschließlich ein Passwort-Hash. Anmeldeversuche werden zum Schutz des Dienstes vor unbefugtem Zugriff protokolliert.

Diese Daten dienen der Einrichtung und Verwaltung des Kontos, der Anmeldung, der Zuordnung von Berechtigungen, der Kommunikation und der Sicherheit des Dienstes.

5. Projekt-, Baukosten- und Dokumentdaten

Je nach Nutzung verarbeiten wir Projektstammdaten einschließlich Adresse, Standort und Wohnfläche, Kostenstrukturen und Kostenpositionen, Kostenschätzungen, Angebote, Zahlungen, Rechnungs- und Statusangaben, Prognosen, Kommentare, Notizen und zugehörige Dokumente einschließlich Dateiname, Dateityp, Dateigröße und Dateiinhalt. Die Angaben können auch personenbezogene Informationen enthalten, die Nutzer selbst in Beschreibungen, Kommentaren oder Dokumenten eintragen.

Die Verarbeitung dient der projektbezogenen Baukostenplanung, Dokumentation, Auswertung und Fortschreibung sowie der Ausführung der vom Nutzer gewählten Lese-, Erstellungs-, Änderungs- und Löschfunktionen.

6. Verbundene Apps, ChatGPT und OpenAI

Die Nutzung der verbundenen App ChatGPT ist freiwillig und für die normale Nutzung von Baukosten-Cockpit nicht erforderlich. Claude kann aktuell nicht mit dem Baukosten-Cockpit verbunden bzw. dafür genutzt werden. Eine registrierte Drittanbieter-Anwendung erhält erst Zugriff, nachdem der Nutzer die angeforderte OAuth-Verbindung und Berechtigungen ausdrücklich autorisiert hat. Der Zugriff ist durch den erteilten Umfang mcp.read für Lesen oder mcp.write für Lesen und Schreiben begrenzt. Zusätzlich prüft Baukosten-Cockpit serverseitig bei jedem Zugriff Nutzer, Mandant, Projekt und die konkrete Berechtigung; ein OAuth-Umfang erweitert diese Berechtigungen nicht.

Baukosten-Cockpit erhält nur die strukturierten Daten, die für konkrete Werkzeugaufrufe erforderlich sind. Werkzeugargumente können aus der Anfrage des Nutzers abgeleitete Angaben enthalten, etwa Projekt- oder Datensatzkennungen, Beschreibungen, Kommentare, Daten, Geldbeträge, Statusauswahlen und weitere für den gewünschten Vorgang benötigte Werte. Bei einem Dokument-Upload oder -Austausch kann die Verbindung außerdem die erforderliche entfernte Dateibeschreibung, Dateimetadaten und den autorisierten Dateiinhalt übermitteln.

Baukosten-Cockpit fordert weder das ChatGPT-Passwort noch OpenAI-Zugangsdaten oder einen unbeschränkten beziehungsweise vollständigen ChatGPT-Unterhaltungsverlauf an. Für einen Werkzeugaufruf relevante Informationen aus einer Nutzeranfrage können jedoch als strukturierte Werkzeugargumente an Baukosten-Cockpit übertragen werden.

Lesewerkzeuge können die jeweils autorisierten Daten aus Baukosten-Cockpit an die ausgewählte verbundene App und damit an deren Anbieter zurückgeben. Dazu zählen Projektlisten und Projektdetails, Projektadresse, Standort und Wohnfläche, Kostensummen und Prognosen, Kostenstrukturen, Schätzungen, Angebote, Zahlungen, Statusinformationen und Dokumentmetadaten. Bei einem Zugriff auf ein im Rahmen der bestehenden Berechtigungen freigegebenes Dokument kann auch dessen Dateiinhalt an die verbundene App übermittelt werden. Bei ChatGPT ist der Anbieter und Empfänger OpenAI. Schreibwerkzeuge können im Rahmen der erteilten Berechtigungen Datensätze und Dokumente in Baukosten-Cockpit erstellen, ersetzen oder löschen.

Die Entgegennahme und Ausführung der Werkzeugaufrufe innerhalb von Baukosten-Cockpit ist unsere Verarbeitung. Sobald Werkzeugantworten oder Dateidaten an eine externe verbundene App und deren Anbieter übermittelt wurden, richtet sich die anschließende Verarbeitung nach den Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweisen und verfügbaren Datenkontrollen des jeweiligen Anbieters. Für ChatGPT und OpenAI sind dies die Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung von OpenAI sowie die ChatGPT-Datenkontrollen. Angaben zu Aufbewahrung, Training, Speicherort oder datenschutzrechtlicher Rollenverteilung bei einem Anbieter richten sich ausschließlich nach den dort geltenden Informationen und Einstellungen.

7. Empfänger

Daten erhalten nur die Empfänger, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Dazu können Hosting-, Server- und technische Dienstleister für den Betrieb von Baukosten-Cockpit sowie der konfigurierte Mailanbieter für systembezogene E-Mails gehören. Der Anbieter einer externen verbundenen App erhält Daten nur, wenn der Nutzer diese App bewusst mit Baukosten-Cockpit verbindet und verwendet. Bei ChatGPT ist dieser Anbieter OpenAI; bei anderen verbundenen Clients kann der jeweilige Anbieter Empfänger sein. Zuständige Behörden oder andere Empfänger erhalten Daten nur, soweit eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.

8. Speicherdauer und technische Verbindungsdaten

Konten sowie Projekt-, Kosten-, Zahlungs-, Schätzungs-, Angebots- und Dokumentdaten bleiben gespeichert, solange sie für das Nutzerkonto und den Produktzweck erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Externe Sicherungskopien können Daten enthalten, bis sie durch die jeweilige betriebliche Backup-Rotation entfernt werden.

Der im Browser vorgemerkte OAuth-Autorisierungsvorgang ist kurzlebig. OAuth-Autorisierungscodes sind 5 Minuten, Zugriffstoken 15 Minuten und Aktualisierungstoken 30 Tage gültig; diese Zugangsdaten werden ausschließlich als Hashwerte gespeichert. Der serverseitige Zustand einer MCP-HTTP-Sitzung läuft nach 2 Stunden ab und wird bei aktiver Sitzungsnutzung erneuert. Bestätigungsanforderungen für löschende oder ersetzende Aktionen laufen nach 10 Minuten ab. Abgeschlossene und fehlgeschlagene Datensätze zur sicheren Wiederholung idempotenter Änderungen werden 24 Stunden aufbewahrt.

Der Ablauf einer Gültigkeitsfrist bedeutet nicht zwingend die sofortige physische Löschung. Ablaufberechtigte OAuth-Datensätze, MCP-Sitzungen und abgeschlossene oder fehlgeschlagene Änderungsdatensätze werden durch den bestehenden betrieblichen Bereinigungslauf entfernt. Verbindungs- und Freigabemetadaten können bestehen bleiben, solange eine Verbindung aktiv ist oder soweit sie zur Abbildung oder Dokumentation eines widerrufenen Zugriffs erforderlich sind. Aufzeichnungen über Anmeldeversuche werden zur Absicherung der Anmeldung gespeichert. Bei einer späteren normalen Anmeldeprüfung werden dabei Datensätze bereinigt, die älter als 30 Tage sind; ohne einen solchen späteren Anmeldevorgang kann die physische Löschung entsprechend später erfolgen.

9. Aggregierte und anonymisierte Auswertungen

Baukosteninformationen können anonymisiert oder aggregiert ausgewertet werden, um Statistiken, Benchmarks und Baupreisprognosen vorzubereiten oder die Anwendung zu verbessern. Dabei werden keine personenbezogenen Einzelprofile veröffentlicht und keine projektbezogenen Einzelangaben offengelegt.

10. Nutzerkontrollen und Betroffenenrechte

Der Nutzer entscheidet, ob er eine angeforderte OAuth-Verbindung autorisiert und ob die Verbindung entsprechend dem gewährten Umfang nur lesen oder lesen und schreiben darf. In Baukosten-Cockpit kann eine aktive Freigabe unter „Verbundene Apps“ widerrufen werden. Eine Änderung der Berechtigung trennt die bestehende Freigabe und erfordert eine erneute Autorisierung. Soweit ein externer Client eigene Verbindungseinstellungen anbietet, kann die Verbindung zusätzlich dort getrennt werden; bei ChatGPT ist dies über die zugehörigen ChatGPT-App-Einstellungen möglich. Diese externe Einstellung ändert nicht das eigene Berechtigungsmodell von Baukosten-Cockpit.

Betroffene haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

11. Kontakt Datenschutz

Für Datenschutzanfragen und die Ausübung Ihrer Rechte: cockpit@baukosten-cockpit.de.

Stand der Datenschutzhinweise: Version 1.1.